Status e fluxo de trabalho

Status são as colunas do seu quadro e as etapas do seu fluxo. Essa é a configuração que os times mexem primeiro, e a que eles têm mais medo de mexer depois.

Não precisa ter medo. Nada aqui perde trabalho.

Nome e tipo

Todo status tem um nome e um tipo.

O nome é para humanos. Chame de “Aguardando cliente”, “Em revisão”, “Pronto para subir” — o que o seu time já fala em voz alta.

O tipo é o que o dotby usa para raciocinar:

Tipo	Significado	Conta como
Backlog	Ainda não assumido	Não começado
Unstarted	Assumido, não começado	Não começado
Started	Em andamento	Em progresso
Completed	Terminado	Feito
Canceled	Descartado de propósito	Excluído por completo

Então você pode ter três colunas de revisão próprias, todas do tipo Started, e toda barra de progresso, burn-up e consolidação continua fechando certo.

Cancelado não é fracasso. Trabalho que você decidiu não fazer é excluído do progresso em vez de contar contra ele. É por isso que um projeto que cancela dez tarefas não passa a parecer 40% atrasado.

Edite as colunas

Nas configurações do projeto você renomeia, recolore, reordena, adiciona e remove status.

As cores vêm de uma paleta ajustada perceptualmente, já legível no claro e no escuro, então a escolha padrão é boa. Sobrescreva se o seu time tem uma convenção.

Conjuntos de status — decida uma vez, reutilize sempre

Um conjunto de status é um fluxo com nome que você aplica em qualquer projeto. Quatro vêm na caixa:

Conjunto	Colunas
Padrão	Backlog · A fazer · Em andamento · Concluído · Cancelado
Kanban	Backlog · Pronto · Fazendo · Em revisão · Concluído · Descartado
Bugs	Triagem · Confirmado · Corrigindo · Verificando · Corrigido · Não será corrigido
Conteúdo	Ideias · Esboçado · Escrevendo · Edição · Publicado · Arquivado

Marque um como padrão e todo projeto novo já nasce falando a sua língua. Sem redigitar “Em revisão” no projeto número nove.

Você também pode montar um conjunto a partir de um projeto que já gosta — Salvar como conjunto de status vira o template — ou copiar os status direto de outro projeto.

Aplicar um conjunto é um diff revisado, nunca uma sobrescrita silenciosa

Essa é a parte que importa.

Quando você aplica um conjunto num projeto que já tem tarefas, você vê exatamente o que vai acontecer antes de qualquer coisa se mexer:

• todo status mantido, com o nome novo se estiver sendo renomeado
• todo status adicionado
• todo status removido — e quantas tarefas estão nele agora
• para onde cada uma dessas tarefas vai cair

Você pode redirecionar qualquer uma antes de confirmar. Uma renomeação pura diz “Nenhuma tarefa vai se mover” e é verdade.

Se o conjunto mudar depois, os projetos que o usaram avisam, em vez de irem silenciosamente se afastando do template.

Apagar um status não pode perder trabalho

Remova uma coluna e o dotby pergunta o que acontece com as tarefas dela. Duas respostas:

• Mova para um status que você escolher, ou
• Arquive, o que é reversível.

De qualquer jeito, você é avisado de quantas tarefas serão afetadas antes de confirmar. Não existe despejo silencioso na coluna que por acaso for a primeira.

Alguns status não podem ser apagados — aquele em que tarefas novas caem, e o que o seu projeto usa como âncora. O dotby diz qual e por quê, em vez de falhar com um erro depois.

Mantenha o trabalho terminado fora do caminho

Duas ferramentas diferentes, quase sempre confundidas:

Dobre uma coluna. Recolha qualquer coluna numa faixa fina com contagem ao vivo. Concluído para de enterrar o quadro, os cartões continuam caindo nela, e os números de progresso não mudam. Admins escolhem quais status começam dobrados; qualquer pessoa dobra ou desdobra o que quiser, e a escolha é lembrada.

Esconda o trabalho fechado. O botão Fechados limpa tarefas concluídas e descartadas de qualquer quadro, lista ou linha do tempo num clique. Uma contagem mostra o que está escondido, os números de progresso não mudam, e chaves mais finas mantêm sub-tarefas concluídas visíveis sob pais ainda abertos.

Esconder trabalho fechado anda junto com os seus filtros, então você pode compartilhar a URL ou salvar numa visão e todo mundo vê a mesma coisa.

Auto-arquivamento

Trabalho velho e terminado pode ser guardado automaticamente. Defina um período para tarefas concluídas e outro para canceladas — raramente são iguais, porque “feito há seis meses” e “descartado há seis meses” envelhecem diferente.

Tarefas arquivadas nunca somem. Elas se juntam num lugar só por projeto, mais novas primeiro, e voltam para a coluna original num clique.

A seguir

• Projetos e visões — como colunas viram um quadro.
• Propriedades da tarefa — tudo que um status não é.
• Configurações do workspace — o auto-arquivamento e o arquivo em si.