Conceitos essenciais

O dotby tem um vocabulário pequeno. Esta página define cada palavra uma vez, para que o resto da documentação possa usá-las sem parar para explicar.

Leia de cima para baixo na primeira vez — a ordem é mais ou menos “a coisa maior primeiro”.

Workspace

Sua empresa. Um workspace guarda as suas pessoas, os seus projetos, as suas configurações e a sua cobrança.

Dados nunca atravessam de um workspace para outro, então a maioria dos times precisa de exatamente um. Você pode pertencer a vários (a sua empresa e a de um cliente, por exemplo) e alternar entre eles pela barra lateral.

Iniciativa

Um resultado que atravessa vários projetos — “Lançar a v2”, “Entrar no mercado europeu”.

Uma iniciativa fica acima dos projetos: você anexa projetos a ela, e ela junta o progresso deles em um número e um gráfico. Iniciativas podem ser aninhadas, então um programa grande pode conter outros menores.

Use uma iniciativa quando a coisa que te importa é maior que qualquer projeto sozinho. Se o trabalho cabe em um projeto, você não precisa de uma.

Veja Conduzir uma iniciativa.

Projeto

Um recipiente de trabalho com quadro próprio, status próprios e membros próprios — um produto, um cliente, um lançamento, um trimestre.

Todo projeto tem uma chave (tipo WEB) que numera as suas tarefas: WEB-1, WEB-2. Esse número nunca muda e nunca é reaproveitado, mesmo que a tarefa seja movida ou arquivada.

O projeto também é a unidade de acesso. Ele é:

Público — todo mundo no workspace consegue ver. Esse é o padrão.
Privado — só quem foi adicionado explicitamente consegue ver, incluindo administradores.

Tarefa

Um pedaço de trabalho. É disso que o dotby trata, no fundo.

Uma tarefa pertence a exatamente um projeto e carrega tanto ou tão pouco quanto você precisa:

Propriedade	O que faz
Status	Onde ela está no fluxo. Toda tarefa sempre tem um.
Tipo	Que espécie de trabalho é — Bug, Funcionalidade, Rotina. Definido por projeto.
Responsável	Quem está fazendo.
Prioridade	Nenhuma, Urgente, Alta, Média ou Baixa.
Etiquetas	Marcadores livres — `bug`, `design`, `precisa-de-spec`.
Estimativa	Qual o tamanho, em pontos ou em tempo.
Prazo	Para quando é.
Sprint	A qual bloco de tempo ela pertence.
Descrição	Texto rico: títulos, checklists, código, imagens, arquivos, menções.
Comentários	Uma discussão em thread, com reações e menções com @.

Subtarefa

Uma tarefa aninhada sob outra tarefa. Use para quebrar algo grande em passos que podem ser atribuídos separadamente.

Uma subtarefa é uma tarefa completa — tem número próprio, status próprio e pode ser encontrada sozinha. Mudar certas propriedades na tarefa-mãe pode cascatear para as subtarefas dela.

Relação

Um vínculo tipado entre duas tarefas que não são mãe e filha: bloqueia, bloqueada por, duplica, relacionada a.

Use relações para registrar por que o trabalho travou. Use subtarefas para registrar como o trabalho se divide.

Status

Uma coluna do fluxo. Todo projeto começa com cinco — Backlog, Todo, In Progress, Done, Canceled — e você pode renomear, recolorir, reordenar ou criar os seus. Esses nomes iniciais vêm em inglês porque são dados do projeto, não texto da interface.

Cada status também tem um tipo, e é sobre o tipo que o dotby de fato raciocina em gráficos e consolidações:

Tipo	Significado
Backlog	Ainda não é um compromisso.
A fazer	Combinado, não começou.
Em andamento	Em voo.
Concluído	Terminado — conta como pronto.
Descartado	Largado — fica de fora do progresso, e não conta como fracasso.

Ou seja: você pode ter três colunas suas do tipo “em revisão”, e o progresso continua somando certo, porque as três são do tipo Em andamento.

Sprint

Um bloco fixo de tempo dentro de um projeto — uma data de início, uma data de fim e o conjunto de tarefas assumidas nele.

Enquanto um sprint corre, o dotby grava um retrato dele todo dia, e é isso que desenha o gráfico de burn-up. Quando você fecha um sprint, o trabalho inacabado não some: você decide para onde ele vai.

Sprints são opcionais. Muitos times tocam quadros sem eles.

Módulo

Uma frente de trabalho nomeada dentro de um projeto — “Checkout”, “Onboarding”, “App mobile”.

Onde um sprint agrupa trabalho por quando, um módulo agrupa por que parte do produto. Um módulo pode ter líder próprio, datas próprias e status próprio, e uma tarefa pode estar em um sprint e em um módulo ao mesmo tempo.

Visão

Um jeito salvo de olhar para as tarefas: um layout, mais filtros, mais agrupamento, mais ordenação.

Existem três layouts:

Quadro — colunas kanban. Melhor para “o que está em voo agora”.
Lista — uma tabela densa. Melhor para varrer e editar em massa.
Linha do tempo — barras num calendário. Melhor para “quando isso cai”.

Uma visão é um objeto real e salvo, não um filtro temporário. Crie uma chamada “Meus bugs deste sprint” e ela fica na barra de abas para todo mundo que deveria vê-la.

Página

Um documento que vive ao lado do trabalho — uma spec, uma ata de reunião, um runbook.

Páginas usam o mesmo editor rico das descrições de tarefa, podem ser organizadas em pastas e podem mencionar tarefas e pessoas, para que o contexto fique vinculado, não copiado e colado.

Quadro branco

Uma tela infinita para pensar visualmente — rascunhos, fluxos, arquitetura, post-its. Também vive dentro do projeto.

Canal

Chat de time, no mesmo app do trabalho. Canais ficam ao lado dos seus projetos, então uma conversa pode apontar para uma tarefa sem sair da ferramenta.

Veja Chat do time para entender como funciona, ou a página do recurso para a visão geral.

Time

Um grupo nomeado de pessoas — Design, Backend, Suporte.

Times te dão um único endereço para muitos humanos: mencione @design e todo mundo que está nele é notificado, sem você precisar lembrar quem entrou no mês passado.

Membro e papel

Todo mundo em um workspace tem um papel. Cada papel inclui tudo o que está abaixo dele:

Papel	Pode fazer
Administrador	Tudo, mais configurações do workspace, cobrança e gestão de membros.
Gerente	Tudo o que um membro pode, mais a gestão do conteúdo do workspace.
Membro	Acesso completo aos dados do workspace — o colega de time normal.
Convidado	Nenhum acesso amplo ao workspace. Vê só os projetos em que foi colocado.

Convidados são para pessoas de fora da sua empresa: clientes, prestadores, revisores. Eles são gratuitos, e nunca veem nada que você não compartilhou explicitamente.

Algumas capacidades também podem ser concedidas individualmente — como ver o tempo registrado de todo mundo, ou os valores de pagamento de todo mundo — sem promover ninguém a administrador.

Caixa de entrada e Meu trabalho

Duas telas pessoais que respondem as duas perguntas que todo mundo tem toda manhã:

Caixa de entrada — o que mudou e me envolve: menções, atribuições, comentários, mudanças de status no que eu acompanho.
Meu trabalho — tudo que está atribuído a mim, em todos os projetos, numa lista só.

Primeiros passos — coloque essas palavras em uso.
Projetos e visões — vá mais fundo em layouts, filtros e visões salvas.