Conceitos essenciais

O dotby tem um vocabulário pequeno. Esta página define cada palavra uma vez, para que o resto da documentação possa usá-las sem parar para explicar.

Leia de cima para baixo na primeira vez — a ordem é mais ou menos “a coisa maior primeiro”.

Workspace

Sua empresa. Um workspace guarda as suas pessoas, os seus projetos, as suas configurações e a sua cobrança.

Dados nunca atravessam de um workspace para outro, então a maioria dos times precisa de exatamente um. Você pode pertencer a vários (a sua empresa e a de um cliente, por exemplo) e alternar entre eles pela barra lateral.

Iniciativa

Um resultado que atravessa vários projetos — “Lançar a v2”, “Entrar no mercado europeu”.

Uma iniciativa fica acima dos projetos: você anexa projetos a ela, e ela junta o progresso deles em um número e um gráfico. Iniciativas podem ser aninhadas, então um programa grande pode conter outros menores.

Use uma iniciativa quando a coisa que te importa é maior que qualquer projeto sozinho. Se o trabalho cabe em um projeto, você não precisa de uma.

Veja Conduzir uma iniciativa.

Projeto

Um recipiente de trabalho com quadro próprio, status próprios e membros próprios — um produto, um cliente, um lançamento, um trimestre.

Todo projeto tem uma chave (tipo WEB) que numera as suas tarefas: WEB-1, WEB-2. Esse número nunca muda e nunca é reaproveitado, mesmo que a tarefa seja movida ou arquivada.

O projeto também é a unidade de acesso. Ele é:

Público — todo mundo no workspace consegue ver. Esse é o padrão.
Privado — só quem foi adicionado explicitamente consegue ver, incluindo administradores.

Tarefa

Um pedaço de trabalho. É disso que o dotby trata, no fundo.

Uma tarefa pertence a exatamente um projeto e carrega tanto ou tão pouco quanto você precisa:

Propriedade	O que faz
Status	Onde ela está no fluxo. Toda tarefa sempre tem um.
Tipo	Que espécie de trabalho é — Bug, Funcionalidade, Rotina. Definido por projeto.
Responsável	Quem está fazendo.
Prioridade	Nenhuma, Urgente, Alta, Média ou Baixa.
Etiquetas	Marcadores livres — `bug`, `design`, `precisa-de-spec`.
Estimativa	Qual o tamanho, em pontos ou em tempo.
Prazo	Para quando é.
Sprint	A qual bloco de tempo ela pertence.
Descrição	Texto rico: títulos, checklists, código, imagens, arquivos, menções.
Comentários	Uma discussão em thread, com reações e menções com @.

Subtarefa

Uma tarefa aninhada sob outra tarefa. Use para quebrar algo grande em passos que podem ser atribuídos separadamente.

Uma subtarefa é uma tarefa completa — tem número próprio, status próprio e pode ser encontrada sozinha. Mudar certas propriedades na tarefa-mãe pode cascatear para as subtarefas dela.

Relação

Um vínculo tipado entre duas tarefas que não são mãe e filha: bloqueia, bloqueada por, duplica, relacionada a.

Use relações para registrar por que o trabalho travou. Use subtarefas para registrar como o trabalho se divide.

Status

Uma coluna do fluxo. Todo projeto começa com cinco — Backlog, Todo, In Progress, Done, Canceled — e você pode renomear, recolorir, reordenar ou criar os seus. Esses nomes iniciais vêm em inglês porque são dados do projeto, não texto da interface.

Cada status também tem um tipo, e é sobre o tipo que o dotby de fato raciocina em gráficos e consolidações:

Tipo	Significado
Backlog	Ainda não é um compromisso.
A fazer	Combinado, não começou.
Em andamento	Em voo.
Concluído	Terminado — conta como pronto.
Descartado	Largado — fica de fora do progresso, e não conta como fracasso.

Ou seja: você pode ter três colunas suas do tipo “em revisão”, e o progresso continua somando certo, porque as três são do tipo Em andamento.

Sprint

Um bloco fixo de tempo dentro de um projeto — uma data de início, uma data de fim e o conjunto de tarefas assumidas nele.

Enquanto um sprint corre, o dotby grava um retrato dele todo dia, e é isso que desenha o gráfico de burn-up. Quando você fecha um sprint, o trabalho inacabado não some: você decide para onde ele vai.

Sprints são opcionais. Muitos times tocam quadros sem eles.

Módulo

Uma frente de trabalho nomeada dentro de um projeto — “Checkout”, “Onboarding”, “App mobile”.

Onde um sprint agrupa trabalho por quando, um módulo agrupa por que parte do produto. Um módulo pode ter líder próprio, datas próprias e status próprio, e uma tarefa pode estar em um sprint e em um módulo ao mesmo tempo.

Visão

Um jeito salvo de olhar para as tarefas: um layout, mais filtros, mais agrupamento, mais ordenação.

Existem três layouts:

Quadro — colunas kanban. Melhor para “o que está em voo agora”.
Lista — uma tabela densa. Melhor para varrer e editar em massa.
Linha do tempo — barras num calendário. Melhor para “quando isso cai”.

Uma visão é um objeto real e salvo, não um filtro temporário. Crie uma chamada “Meus bugs deste sprint” e ela fica na barra de abas para todo mundo que deveria vê-la.

Página

Um documento que vive ao lado do trabalho — uma spec, uma ata de reunião, um runbook.

Páginas usam o mesmo editor rico das descrições de tarefa, podem ser organizadas em pastas e podem mencionar tarefas e pessoas, para que o contexto fique vinculado, não copiado e colado.

Quadro branco

Uma tela infinita para pensar visualmente — rascunhos, fluxos, arquitetura, post-its. Também vive dentro do projeto.

Time

Um grupo nomeado de pessoas — Design, Backend, Suporte.

Times te dão um único endereço para muitos humanos: mencione @design e todo mundo que está nele é notificado, sem você precisar lembrar quem entrou no mês passado.

Membro e papel

Todo mundo em um workspace tem um papel. Cada papel inclui tudo o que está abaixo dele:

Papel	Pode fazer
Administrador	Tudo, mais configurações do workspace, cobrança e gestão de membros.
Gerente	Tudo o que um membro pode, mais a gestão do conteúdo do workspace.
Membro	Acesso completo aos dados do workspace — o colega de time normal.
Convidado	Nenhum acesso amplo ao workspace. Vê só os projetos em que foi colocado.

Convidados são para pessoas de fora da sua empresa: clientes, prestadores, revisores. Eles são gratuitos, e nunca veem nada que você não compartilhou explicitamente.

Algumas capacidades também podem ser concedidas individualmente — como ver o tempo registrado de todo mundo, ou os valores de pagamento de todo mundo — sem promover ninguém a administrador.

Caixa de entrada e Meu trabalho

Duas telas pessoais que respondem as duas perguntas que todo mundo tem toda manhã:

Caixa de entrada — o que mudou e me envolve: menções, atribuições, comentários, mudanças de status no que eu acompanho.
Meu trabalho — tudo que está atribuído a mim, em todos os projetos, numa lista só.

Primeiros passos — coloque essas palavras em uso.
Projetos e visões — vá mais fundo em layouts, filtros e visões salvas.