Conduzir uma iniciativa

Um projeto é um recipiente de trabalho. Uma iniciativa é o resultado para o qual esse trabalho existe — “Lançar a v2”, “Entrar no mercado europeu”, “Cortar pela metade o tempo de onboarding”.

Iniciativas são a camada acima dos projetos. Você anexa projetos a uma, e ela junta o progresso deles em um único número, um único gráfico e uma única resposta para a pergunta que todo mundo de fato faz: isso está no prazo?

Iniciativas fazem parte do Pro. Veja os preços.

Quando você precisa de uma

Use uma iniciativa quando a coisa que te importa é maior que qualquer projeto sozinho. Um lançamento que mexe na API, no app web e na documentação são três projetos e um resultado.

Se o trabalho cabe em um único projeto, você não precisa de uma. O progresso do próprio projeto já responde a pergunta.

Monte ela

Dê um nome e um resumo de uma linha — o que é isso, em palavras simples, para quem abrir daqui a três meses. Depois:

um líder, a pessoa que responde por ela
uma data de início e uma data alvo
opcionalmente uma prioridade, etiquetas, um ícone e uma cor, e links para recursos externos

Então anexe os projetos que carregam o trabalho.

Os cinco estados

Estado	Significa
Proposta	Alguém quer isso. Não é compromisso.
Planejada	Combinada, não começou.
Ativa	Em voo.
Concluída	Entregue.
Cancelada	Largada de propósito.

Cancelada é um desfecho real, não uma falha de registro. Decidir não fazer alguma coisa é uma decisão que vale guardar.

Lendo o progresso

O progresso é consolidado a partir das tarefas de todos os projetos anexados, agrupadas por tipo de status — backlog, a fazer, em andamento, concluído, descartado.

Duas coisas sobre esse número valem ser entendidas, porque são elas que o tornam confiável:

Trabalho descartado fica de fora da razão, e não conta como incompleto. Se você larga 10 tarefas de 50, você não fica permanentemente preso em 80%. O denominador encolhe, porque trabalho descartado não é mais trabalho que você deve.

O número é calculado para quem está lendo. Se uma iniciativa inclui um projeto privado ao qual você não tem acesso, as tarefas daquele projeto não estão no seu total — e nem no seu denominador. Um projeto privado não pode vazar a própria existência por uma porcentagem que não fecha.

Isso significa, sim, que duas pessoas podem ver totais diferentes para a mesma iniciativa. Esse é o comportamento correto, não um defeito.

O gráfico de entrega

A porcentagem de progresso diz onde você está. O gráfico de entrega diz se você está chegando lá.

Ele desenha escopo contra concluído, dia a dia. Duas linhas. Uma iniciativa saudável tem concluído subindo na direção de uma linha de escopo mais ou menos plana.

O que ele pega e uma porcentagem não pega: a linha de chegada se afastando de você. Se o escopo sobe tão rápido quanto o concluído, a sua porcentagem quase não anda e tudo parece travado sem motivo visível — até você ver as duas linhas.

A mudança de escopo é um número com sinal. Ele pode cair. Trabalho removido de uma iniciativa aparece como uma queda em vez de ser absorvido em silêncio, o que significa que você pode apontar para o dia em que o plano mudou.

Atualizações de saúde

Publique uma atualização com um sinal de saúde — no prazo, em risco ou fora do prazo — mais uma nota escrita.

O valor está na trilha, não em nenhuma entrada isolada. Três atualizações “no prazo” seguidas de um “em risco” é uma história. Um campo de status que só mostra o valor atual não é.

Publique num ritmo, e escreva a nota mesmo quando nada está errado. “No prazo, nada a relatar” é informação.

Aninhamento

Uma iniciativa pode conter outras iniciativas, até três níveis de profundidade. Um programa grande vira uma iniciativa-mãe com iniciativas menores embaixo, cada uma com os próprios projetos e a própria consolidação.

Três níveis é o teto, de propósito. Passando disso você está montando um organograma, não um plano.

Conceitos essenciais — como iniciativas se relacionam com projetos e sprints.
Planejar um sprint — a camada de blocos de tempo por baixo.