Estados y flujo de trabajo
Los estados son las columnas de tu tablero y las etapas de tu flujo. Es el ajuste que los equipos cambian primero, y el que más miedo les da cambiar después.
No hace falta tener miedo. Nada de lo que hay aquí pierde trabajo.
Nombre y tipo
Section titled “Nombre y tipo”Cada estado tiene un nombre y un tipo.
El nombre es para las personas. Llámalo “Esperando al cliente”, “En revisión”, “Listo para publicar” — lo que tu equipo ya dice en voz alta.
El tipo es sobre lo que razona dotby:
| Tipo | Significado | Cuenta como |
|---|---|---|
| Backlog | Aún no comprometido | Sin empezar |
| Unstarted | Comprometido, sin empezar | Sin empezar |
| Started | En marcha | En progreso |
| Completed | Terminado | Hecho |
| Canceled | Descartado a propósito | Excluido por completo |
Así puedes tener tres columnas de revisión propias, todas de tipo Started, y cada barra de progreso, burn-up y consolidación sigue cuadrando.
Cancelado no es fracaso. El trabajo que decidiste no hacer se excluye del progreso en vez de contar en contra. Por eso un proyecto que cancela diez tareas no pasa de golpe a parecer un 40% retrasado.
Edita las columnas
Section titled “Edita las columnas”En los ajustes del proyecto puedes renombrar, recolorear, reordenar, añadir y quitar estados.
Los colores salen de una paleta ajustada perceptualmente, ya legible en claro y en oscuro, así que la elección por defecto es buena. Cámbiala si tu equipo tiene una convención.
Conjuntos de estados — decide una vez, reutiliza siempre
Section titled “Conjuntos de estados — decide una vez, reutiliza siempre”Un conjunto de estados es un flujo con nombre que aplicas a cualquier proyecto. Cuatro vienen de serie:
| Conjunto | Columnas |
|---|---|
| Predeterminado | Backlog · Por hacer · En curso · Hecho · Cancelado |
| Kanban | Backlog · Listo · Haciendo · En revisión · Hecho · Descartado |
| Errores | Clasificación · Confirmado · Corrigiendo · Verificando · Corregido · No se corregirá |
| Contenido | Ideas · Esbozado · Redactando · Edición · Publicado · Archivado |
Marca uno como predeterminado y cada proyecto nuevo nace hablando tu idioma. Sin reescribir “En revisión” en el proyecto número nueve.
También puedes construir un conjunto a partir de un proyecto que ya te gusta — Guardar como conjunto de estados lo convierte en plantilla — o copiar los estados directamente de otro proyecto.
Aplicar un conjunto es un diff revisado, nunca una sobrescritura silenciosa
Section titled “Aplicar un conjunto es un diff revisado, nunca una sobrescritura silenciosa”Esta es la parte que importa.
Cuando aplicas un conjunto a un proyecto que ya tiene tareas, ves exactamente qué va a pasar antes de que se mueva nada:
- cada estado mantenido, con su nombre nuevo si se está renombrando
- cada estado añadido
- cada estado eliminado — y cuántas tareas hay ahora mismo en él
- dónde va a aterrizar cada una de esas tareas
Puedes redirigir cualquiera antes de confirmar. Un renombrado puro dice “No se moverá ninguna tarea” y es cierto.
Si el conjunto cambia más adelante, los proyectos que lo usaron lo dicen, en vez de irse alejando en silencio de la plantilla.
Borrar un estado no puede perder trabajo
Section titled “Borrar un estado no puede perder trabajo”Quita una columna y dotby pregunta qué pasa con las tareas que hay dentro. Dos respuestas:
- Muévelas a un estado que elijas, o
- Archívalas, que es reversible.
En cualquier caso se te dice cuántas tareas se ven afectadas antes de confirmar. No hay volcado silencioso a la columna que resultara ser la primera.
Algunos estados no se pueden borrar — aquel donde aterrizan las tareas nuevas, y el que tu proyecto usa como ancla. dotby te dice cuál y por qué, en lugar de fallar con un error después.
Mantén el trabajo terminado fuera de en medio
Section titled “Mantén el trabajo terminado fuera de en medio”Dos herramientas distintas, que se confunden a menudo:
Pliega una columna. Colapsa cualquier columna a una franja fina con un contador en vivo. Hecho deja de enterrar el tablero, las tarjetas se siguen soltando en ella, y los números de progreso no cambian. Los admins eligen qué estados empiezan plegados; cualquiera puede plegar o desplegar lo que quiera, y la elección se recuerda.
Esconde el trabajo cerrado. El botón Cerrados limpia las tareas completadas y descartadas de cualquier tablero, lista o línea de tiempo en un clic. Un contador muestra lo que está oculto, los números de progreso no cambian, y unos interruptores más finos mantienen visibles las subtareas completadas bajo padres todavía abiertos.
Esconder el trabajo cerrado viaja con tus filtros, así que puedes compartir la URL o guardarlo en una vista y todo el mundo ve lo mismo.
Autoarchivado
Section titled “Autoarchivado”El trabajo viejo y terminado se puede archivar solo. Define un periodo para las tareas completadas y otro distinto para las canceladas — rara vez son el mismo, porque “hecho hace seis meses” y “descartado hace seis meses” envejecen distinto.
Las tareas archivadas nunca desaparecen. Se juntan en un solo sitio por proyecto, las más nuevas primero, y vuelven a su columna original en un clic.
A continuación
Section titled “A continuación”- Proyectos y vistas — cómo las columnas se vuelven un tablero.
- Propiedades de la tarea — todo lo que un estado no es.
- Ajustes del espacio de trabajo — el autoarchivado y el archivo en sí.